De l’idée à la création

Communication

Au départ du parcours de création, il y a d’abord une communauté d’individus avec une intention de créer ou qui au quotidien gère une école.  A cette fin,  ils s’entourent de collaborateurs et sont en relations avec des professionnels et des administrations. En fonction de leurs besoins, ils vont aller à la recherche d’informations auprès de professionnels et des différentes administrations  afin que l’instruction des demandes et les instances de décisions se déroulent dans les meilleures conditions.

Cette logique conduit à penser la stratégie de communication par cercles concentriques :

  1. Le premier cercle concerne la communication entre les porteurs de projets
  2. Le second concerne la communication entre cette communauté et les personnes avec qui elle est en relation au quotidien pour ses activités: les fournisseurs, les parents et également les voisins, les associations de quartier qui composent l’environnement où l’école devra s’intégrer.
  3. Enfin, le troisième cercle est composé des différentes institutions. Elles seront concertées à chaque étape de ce parcours afin de les informer de la démarche, recueillir des informations pour constituer le dossier qui sera le premier acte qui engagera la procédure auprès de l’administration et des instances de décisions.

1) Le premier cercle

La première étape de la stratégie de la communication débute par un acte constitutif de la communauté de projet.

La communication dans le premier cercle doit permettre à l’institution d’identifier le porteur de projet, ses objectifs et son organisation

De l’idée au projet, il y a un long processus de maturation de réflexions, de rencontres avant que le projet aboutisse. Pour ces raisons, afin de respecter les aspirations initiales entre les membres fondateurs du projet, il est nécessaire d’écrire les règles, une charte éthique qui régiront les rapports et les différends entre les personnes.

Quelles sont les raisons de notre engagement dans ce projet ? Souhaitons nous créer une activité lucrative ou non ? Notre école sera religieuse ou laïque ? Comment seront prises les décisions ? Comment et qui présentera le groupe ?

Des questions simples mais essentielles qui fixent un cadre de référence qui conditionnera les différentes étapes du projet en dehors de toutes règles juridiques.

Il s’agit de fixer les objectifs, les moyens et les règles qui régiront les relations entre les membres de la communauté et entre la communauté et les tiers dont les institutions. Ce cadre apporte une cohérence et exprime une volonté structurée. Ce document exprime cette volonté structurée. Il ne veut pas dire que les personnes ont les compétences nécessaires pour mettre en œuvre leur projet mais il indique les raisons et les objectifs que les membres se sont fixés, les moyens, la méthode mises en place et comment elles se sont organisées pour atteindre l’objectif qu’elles se sont fixés.

Ce n’est plus une idée, mais un document qui servira de préalable au questionnement juridique pour définir le statut le plus approprié et  les moyens à mettre en œuvre. (Association pour une activité non lucrative ou société pour des activités lucrative, apport, donation…)

Il formalise l’idée pour le traduire en projet. L’idée devient intelligible pour  son entourage et auprès des tiers qui agissent dans ce domaine (association de parents d’élèves, de quartiers, etc…) Il permet de construire une communication afin d’informer et d’enrichir la démarche.

De ces travaux, il découlera le statut juridique de la structure.

Le statut juridique du projet retenu définira l’objet social, le siège et l’organisation de l’école. Ce statut crée une personne morale dont  les représentants seront les seuls habilités à dialoguer avec les institutions.

L’identification et l’organisation des porteurs de projet doit faire l’objet d’une présentation sous forme d’un document qui sera remis aux différents interlocuteurs.

Pour les structures bénéficiant déjà d’une structure juridique, il sera nécessaire de présenter un dossier avec les statuts de l’association avec une présentation des représentants légaux et un organigramme fonctionnel et hiérarchique des personnels avec leur fiche de poste.

Cette organisation formalisée est essentielle. A défaut, la complexité des tâches à accomplir et la multiplicité des interlocuteurs vont conduire très rapidement la confusion et la perte de crédibilité du projet et des personnes qui le portent.

Etre organisé, traduire cette organisation à travers des documents et un cadre juridique traduisent une volonté qui dépasse le stade d’une simple idée. Ils confortent l’institution dans le sérieux et la crédibilité du pétitionnaire qui le saisi pour connaitre ses droits et également ses obligations attachées à ses droits.

Les connaitre, ne signifie pas auprès de l’administration que les pétitionnaires aient toutes les compétences pour les exercer.

Pour ces raisons, il sera nécessaire de rechercher ces compétences au sein d’un second cercle

2) Le second cercle

Le second cercle du porteur de projet doit lui apporter les compétences nécessaires pour dialoguer avec les institutions.

Les compétences sont mobilisables soit bénévolement, soit au titre de membre actif de la structure, soit à titre de salarié, soit auprès des professionnels indépendants qui factureront leurs prestations.

Disposer des personnes ayant des compétences et des qualifications d’enseignant ou de pédagogue nécessaires à tous projets d’école est une évidence. D’autres compétences sont incontournables et sont dans les faits obligatoires. Ils sont mobilisables très en amont et interviennent souvent gratuitement lors de la création, car les porteurs de projet représentent des clients potentiels une fois l’établissement ouvert.

L’expert-comptable : Il est l’homme du chiffre et du droit. Il vous apportera de nombreux conseils en matière juridique notamment concernant les statuts des régimes fiscaux de votre structure ou en matière de droit du travail ainsi que pour élaborer votre plan de financement et vos comptes d’exploitation prévisionnels.

L’assureur : Toutes les activités y compris par des bénévoles doivent être couverte par une assurance. Dans ce cadre, les assureurs sont de bons conseils pour connaitre précisément les conditions d’exercice de vos activités donc des conditions de couverture des risques par votre assureur.

Le banquier : Les flux financiers y compris au sein de structure de bénévoles doivent transités par un compte bancaire.

Enfin, en matière immobilière, les notaires sont des acteurs incontournables dans la rédaction des actes (baux) ainsi que pour toutes les questions ayant trait à l’immobilier y compris concernant les autorisations d’urbanisme.

Avoir une présentation du projet et s’être entouré de compétences sont les premiers piliers de la stratégie afin d’engager un dialogue crédible et constructif avec les différentes institutions.

3) Le troisième cercle

Le troisième cercle est composé des relations avec les différentes institutions.

Elle est nécessairement évolutive et différente à chaque étape du projet, de la nature de la demande et du niveau de l’interlocuteur institutionnel.

II ne faut pas se tromper d’objectif dans chaque étape du processus de décision de l’institution.

C’est une communication par nature écrite où les rencontres individuelles ne servent qu’à éclairer ou compléter une sollicitation écrite.

Les services instructeurs sont sollicités pour obtenir une information pour connaitre les conditions d’exercices et la procédure pour accéder à ses droits. Puis pour constituer le dossier qui sera soumis aux instances de concertation et de décisions

Les différentes instances de concertation seront rencontrées en préalable pour exposer le projet et recueillir leurs avis afin de faire évoluer le projet initial.

Les élus et les différentes instances de décision seront la dernière étape du processus afin de présenter les démarches qui ont été engagées par le porteur de projet et afin de conforter l’instruction du dossier qui fondera leurs décisions


Prenons l’exemple du permis de construire…

Le service d’urbanisme est saisi pour obtenir les formalités et les procédures d’obtention du permis de construire et du statut des ERP. Le porteur de projet constituera les pièces de son dossier qui seront les éléments constitutifs de sa demande qui sera instruite par ce service pour être présenté à l’autorité (le maire ou sn adjoint).

A cette fin, il sollicitera les avis des différentes instances concertées pour l’instruction du permis exemple, le SDIS concernant les installations de sécurités envisagées, la DDPP et la DREAL sur les mesures d’hygiènes de l’établissement qui seront mises en œuvre, la gendarmerie ou la police concernant les questions de sécurité de l’établissement et de stationnement, les associations de quartier, des parents d’élèves ou  des instances en charge de la prévention contre la maltraitance ou le communautarisme etc. afin d’impliquer le maximum de personnes autour du projet et ainsi dans l’instruction du permis.

A l’issue de ces rencontres,  une entrevue avec le maire ou de son adjoint en charge des affaires scolaires ou de l’urbanisme sera organisée avec les représentants officiels de la structure qui porte le projet d’école. L’objet sera de présenter l’ensemble des démarches engagées autour du projet et notamment le permis de construire. Un dossier de présentation complet, reprenant l’ensemble des démarches lui sera remis et intégrera une copie du dossier du permis de construire.

L’autorité disposera des avis des services instructeurs et des instances de concertations afin d’assoir sa décision.  Votre rencontre, votre présentation et vos documents infirmeront ou confirmeront l’instruction déjà engagée par l’administration. 

Il est important de rappeler que les décisions de ces autorités sont soumises à des règles et doivent respecter les principes de l’égalité d’accès au droit et de légalité.

Les décisions de refus doivent être motivées et sont toujours contestables devant la juridiction administrative. Ces procédures doivent être considérées comme un ultime recours avec les institutions afin de reconnaitre ses droits dont elles sont les gardiens.

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